Se nella tua azienda girano ancora tanta carta e fogli Word ed Excel c’è qualcosa che non va: la carta comporta perdite di tempo (stampa, fotocopia, attese per la consegna a mano) e costi inutili, e anche l’utilizzo di file sparsi sul desktop non fa altro che creare caos e difficoltà nella trasmissione delle comunicazioni. Inoltre, conservare decine di faldoni occupa spazio e obbliga a una ricerca infinita in caso serva un vecchio documento. Oltre ad accumulare chili di polvere, ammettiamolo.

 

E allora perché perseverare?

 

Prima di tutto ricordiamo che le vecchie abitudini sono dure a morire, ed è più semplice continuare a fare cose inutili ma collaudate invece di cambiare in meglio; la nostra mente è programmata per risparmiare energie, e modificare o rinunciare a vecchi schemi comporta uno sforzo notevole. Questo però non deve essere un pretesto per continuare a sprecare tempo e risorse.

 

Oppure, la tecnologia a disposizione in azienda non è alla portata di tutti, o è fortemente carente. Un altro motivo per cui ci aggrappiamo a vecchie abitudini è che crediamo il “nuovo” ci porti più svantaggi che benefici. Non deve essere per forza così: l’utilizzo di un gestionale al posto di un foglio Excel, per esempio, o di un documentale invece dell’archiviazione fisica della documentazione, deve rappresentare una semplificazione, non una ulteriore fonte di stress! Questo succede quando gli operatori sono poco avvezzi al digitale (come abbiamo spiegato qui), soprattutto quando si introducono strumenti o software troppo complessi, che ti fanno venir voglia di tornare alla vecchia e cara carta e penna.

 

 

L’ ideale è trovare un prodotto che si adatti perfettamente a:

 

  • Il know-how degli utenti finali: chi saranno le persone che utilizzeranno il Software? Qual è il loro Digital Mindset attuale?

 

  • Strumenti e tecnologie già utilizzate in azienda: i sistemi vanno integrati, non certo stravolti

 

  • Le reali necessità del cliente: per alcuni risulta più utile un Software su misura perfettamente adattato all’azienda, mentre per altri andrà benissimo un prodotto già finito. Deve essere sempre il cliente a scegliere

 

  • Il budget a disposizione.

 

Il prodotto deve sempre essere adattato all’utilizzatore finale per un altro importante motivo: la formazione costa tempo e soldi. Adottare una tecnologia troppo complessa e poco funzionale vi porterà via molto tempo per formare i dipendenti, e anziché snellire il lavoro rischia di bloccare tutto!

 

Insomma, basta fogli volanti, attesa per una fotocopia, note perse, appunti illeggibili, chili di faldoni! Ma soprattutto… hai mai provato a calcolare quanto risparmierebbe la tua azienda tagliando in carta, toner e tecnici per stampanti e fotocopiatrici?

 

Ti interessa l’argomento? Lo approfondiamo insieme qui: