Dematerializzare rappresenta di fatto solo il primo, imprescindibile passo nell’ambito della gestione documentale, risultando, a tutti gli effetti, il primo passo di un processo di digitalizzazione.

 

Ciò significa che non basta scannerizzare documenti cartacei e conservarli in cartelle sul desktop: bisogna costruire infrastrutture e prassi che permettano agli utenti di accedere, lavorare e conservare i documenti nel loro nuovo formato, tenendo conto della normativa di riferimento.

 

I processi di dematerializzazione, infatti, hanno come obiettivo principale la conversione dei documenti cartacei in documenti elettronici preservando, grazie a opportune piattaforme certificate – a partire da quelle di firma elettronica -, il loro valore giuridico.

 

I piani di digitalizzazione, in generale, mirano a snellire e a rendere sempre più agili e duttili i processi aziendali;

la dematerializzazione è la forma principale di digitalizzazione.

La conversione dei documenti in documenti informatici è alla base della cosiddetta conservazione sostitutiva: sostituire i faldoni e gli archivi tradizionali con database in cloud consente di conservare i documenti in maniera più sicura ed ecologica. “Sicura” perché consente di limitare gli accessi e la possibilità di modificare suddetti documenti; “ecologica” perché comporta un risparmio consistente in termini di acquisto di carta e faldoni, risparmio di spazio, risparmio di tempo (quanto vi ci vuole normalmente per trovare un foglio tra migliaia?) e persino maggior ordine e pulizia (quanta polvere attira la carta? Tantissima!).

 

Ma quanto costa un processo simile? Dare anche solo una stima non è affatto semplice. Molto dipende dalle dimensioni e dalla complessità della struttura organizzativa, dalla situazione di partenza e dagli obiettivi della Proprietà.

 

L’intervento minimo – in termini di effort e costi – è quello della sola sostituzione documentale: si procede a trasformare tutti i documenti conservati in file digitali, adottando sistemi adeguati a preservarne il valore legale.

 

Alla base deve esserci, come in ogni iniziativa che mira a digitalizzare delle procedure, una mentalità aperta e consapevole: sono ancora molte le persone che preferiscono un supporto “fisico”, tangibile, percependolo più sicuro. Si tratta, appunto, di una percezione legata ad un antico pregiudizio: se non posso toccarlo, non mi fido. La sfiducia nei confronti di questi interventi rallenta un percorso necessario, che dovrebbe rappresentare la norma nell’epoca dell’Industria 4.0.

 

Appare chiaro come ci si debba rivolgere a dei professionisti del settore, senza improvvisare azioni ingenue e maldestre.