Abbiamo parlato tanto di processi, delle procedure che li compongono e delle persone alla base; abbiamo sottolineato l’importanza della mappatura e dell’analisi preliminare.

 

Ma ora la domanda che potreste porci è:

 

e adesso come lo ottimizziamo questo processo?

 

Ovviamente dipende dal tipo di processo preso in esame; nello specifico dipende:

 

  • Dalla tipologia di processo
  • Dall’azienda presa in esame
  • Dalle richieste del cliente
  • Dagli obiettivi che vengono posti.

 

In generale, la mappatura consente di individuare e prevenire criticità, costruendo un piano d’intervento su misura.  E in effetti la mappatura non è una semplice analisi, ma un intervento vero e proprio. Analizzare un processo “a occhio nudo” è impossibile, soprattutto per chi ne fa parte: se un imprenditore arriva a chiamare un consulente è perché si rende conto da solo che c’è un problema, ma il problema è dove? In che punto del processo? Perciò tendiamo a considerare un intervento giù la raccolta dati, e persino il primo colloquio: stiamo già aiutando il cliente a prendere consapevolezza dell’origine del problema.

 

Un processo è un insieme di attività (o procedure), e potremmo ritenerlo “ottimo” quando quest’ultime conducono al risultato sperato con la massima resa e il minimo costo possibile.

 

Gli interventi da attuare dipendono, come dicevamo, dal tipo di processo preso in esame: diffidate da chi vi vende soluzioni già pronte, senza nemmeno aver visitato la vostra azienda.

 

Possiamo, tuttavia, individuare le finalità di un buon piano di intervento:

 

  • Riduzione dei costi e soprattutto degli sprechi

 

  • Semplificare e snellire, eliminando azioni inutili e tempi morti

 

  • Individuazione di standard qualitativi e tempi medi da mantenere costanti nel tempo

 

 

  • Raccolta e analisi di kpi: troppo spesso i nostri clienti non dispongono di dati da utilizzare per valutare la produzione, e non credo dovreste aspettare che arrivi un consulente a chiederveli!

 

  • Analisi a 360°, poiché un’area di intervento non prescinde dall’altra (strumenti tecnologici e software utilizzati, risorse umane, processi produttivi, e così via), e spesso gli interventi richiedono il coinvolgimento di più aspetti

 

  • Utilizzo di strumenti utili: spaghetti chats, matrici RACI… e cosa sono? Piatti di un ristorante cinese? Naturalmente sono gli strumenti di cui dispone il consulente, a seconda delle necessità

 

  • Analisi e interventi ad hoc da parte di professionisti: sapete che c’è un problema, ma non riuscite ad individuarlo o a risolverlo? Un occhio esterno esperto farà al caso vostro, ma ricordate sempre che se credi che un professionista costi troppo, non hai idea di quanto ti costerà un incompetente!