Soprattutto nelle fasi iniziali, può risultare complesso tracciare una descrizione precisa del processo aziendale da prendere in esame.
Come descrivere un processo, per poterlo mappare ed analizzare?
Prima di tutto, ci sono i colloqui iniziali, dove si raccolgono tutte le informazioni necessarie:
- Dobbiamo sapere tutto dell’azienda: di cosa si occupa, da quanto tempo, quanti dipendenti ci sono, quanti prodotti sono a catalogo, e tutto ciò che occorre per fare un quadro generale.
- Quale tipo di flusso va preso in esame: parliamo della produzione? Della logistica? O dell’acquisizione di una commessa?
- Andiamo a definire gli step di cui si compone, ovvero le procedure che portano dalla fase iniziale al risultato finale.
- Quali criticità si riscontrano? Perché c’è bisogno di un consulente? In quale fase del flusso si presenta il problema? Ricordiamo che si tratta di una raccolta dati iniziale, non c’è bisogno di scendere in profondità fin da subito.
- Quali sono gli attori che partecipano al processo? Ricordiamo che siamo in una fase iniziale di raccolta dati: occorrerà sapere non solo quante risorse sono coinvolte in ogni step, ma anche i loro nomi, il loro know-how, e la loro storia all’interno dell’azienda. Passo immediatamente successivo sarà la richiesta di un organigramma e un funzionigramma aziendale.
- Quali fonti di dati alimentano il flusso? In parole povere, da dove arrivano le informazioni, e come vengono raccolte ed analizzate? C’è un gestionale, un ERP, o anche solo un foglio Excel?
- Quali strumenti vengono utilizzati? E attenzione, non parliamo solo di software o app, ma anche di carta e penna!
Ora che abbiamo raccolto tutti i dati iniziali, inizia la fase di osservazione: bisogna vedere da vicino come funziona il processo, qual è l’ambiente in cui vengono svolte le attività, respirare il clima aziendale. Si seguirà il flusso passo per passo, facendosi guidare dai responsabili.
Ora possiamo tracciare una prima bozza, creando una rappresentazione grafica di quanto appreso: un semplice schema a blocchi, come un flowchart, che permetta di sintetizzare il processo. Questa fase permette non solo di rappresentare il flusso, ma già fornisce un’idea del suo funzionamento e di eventuali colli di bottiglia.
Infine, si condivide un report: la mappatura è pronta, ma discutere del risultato con il cliente permette di raccogliere nuove informazioni, verificare la veridicità dei dati, individuare insieme i veri problemi e pianificare già i primi interventi.